ヒヤリとしない封筒マナー

ビジネスでも使える厳選封筒マナーに関する記事を集めました。

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郵便局の規定に則った封筒のマナー

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昔、ビジネスの場に限らず重要な書類はすべてが封筒でのやり取りで行き来していました。少し前にそれが変化したのは、ファクシミリが登場してからのこと。ファクシミリで即座に相手方に書類が到着するのは画期的な変化であり、封筒での送信はもう廃れるものと思われていました。その後はファクシミリ以上に便利で素早い送受信が可能な電子メールも登場し、そのメールも据え付け型PCでなくスマートフォンで操作できるようになった現代ですが封筒は未だに重要なビジネスツールであり続けています。

まだまだ年配の方たちが現役でこの日本を支えており、馴染のある封書をよく使用していることやハッキングなどによる機密性の脆弱さからファクシミリや電子メールにも弱点があることがわかり、封筒の強みが見直されてきているのです。そのためこれからも使い続けられる封筒 マナーを知っておくことはビジネスの基本知識としてとても大切なことになります。マナーというと明確な基準が無いもののようですが、郵便局の規定に則った使い方はありますのでそれを確認していきましょう。

まず、封筒には表と裏があり、表に相手方の名称と住所、裏にこちらの名称と住所を書くのが通例です。表の相手方住所は右詰めで住所を県から書き始め、長い場合は改行して文字・行の間隔が等しくなるようにします。郵便番号は右上に枠があるためあまり書き方に戸惑うことはないでしょう。ちなみに、住所の番地などは漢数字のほうが良いとされます。日本語ですから縦書きとなり、ハイフンと区別がつかない「1」や「7」などは避けて「一」、「七」と書くほうが誤配を防ぐことが出来るのです。
相手の名称はかならず封筒の中央に来るようにし、敬称を忘れずにつけます。裏面の使い方ですが、こちらの住所氏名を左下に書くのがマナーです。表面は縦書きですが、裏面は横書きでも構わないとされています。

こちらの住所氏名はあまり大きく書かずに小さくまとめるほうが礼儀にかなっていますので、漢数字や縦書きにこだわらず書きやすいほうを選んで相手が読みやすいようにするほうが良いでしょう。切手は表面の左上に貼りますが、なるべく枚数が多くならないように各額面の切手を用意しておきます。もっともまずいマナー違反は、「切手の額面が足りない」ことです。これをやってしまうと先方に料金の請求がいってしまうため、郵便料金と封筒の重量をしっかりと確かめたうえで発送するようにしましょう。

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